Combien coûte l’intégration des nouveaux employés ?

Vous souhaitez embaucher de nouveaux talents mais ne savez pas combien coûte l’intégration d’un nouvel employé ? Le budget est primordial pour une bonne stratégie de recrutement : jauger ce que vous pouvez et devriez dépenser dans l’onboarding de vos nouveaux salariés, et ce selon vos effectifs, votre taille, votre secteur d’activités.

Mise en situation

Un.e talent – appelons la Kay – a entrepris ses nouvelles fonctions de chef du Service à la clientèle d’un centre d’appel, il y a quelques mois. L’entreprise s’était montrée très professionnelle dans son processus d’embauche et Kay avait senti que son arrivée était souhaitée et bienvenue.
Ses nouveaux employeurs ont toutefois loupé le coche pour ce qui est de l’aider à s’intégrer et à assumer son rôle dans l’équipe.
Le nouveau patron de Kay s’est révélé trop occupé pour la rencontrer avant le milieu de la deuxième semaine, laissant Kay seule pour déterminer par où elle devait commencer. Le mentor qu’on lui avait assigné a quitté la boîte une semaine avant l’arrivée de Kay, et personne n’avait été choisi pour le remplacer.
Même les dispositions les plus élémentaires n’y étaient pas. Il n’y avait ni téléphone, ni ordinateur dans le bureau de Kay, et il a fallu six jours pour les installer.
Le premier jour, on lui a remis une pile de formulaires à remplir immédiatement, sans autre directive. Personne n’a proposé d’aller dîner avec elle pour lui faire sentir qu’on l’accueillait dans l’équipe.
La frustration a fait son œuvre : Kay a démissionné trois semaines après son arrivée. « Je me sentais comme si on avait oublié mon existence aussitôt après mon embauche », aurait-t-elle déclaré dans une entrevue de départ précipitée.
« Si c’est comme ça que l’entreprise traite ses nouveaux employés, qui ont besoin d’un maximum d’aide et d’encadrement, à quel soutien pouvais-je m’attendre plus tard, quand il me faudrait prendre des décisions importantes? » Elle n’est pas restée pour le savoir.

Comment œuvrer pour une intégration réussie ?

Si l’on se fie à une étude réalisée par le Corporate Executive Board, environ 4 pour cent des employés quittent leur nouvel emploi au terme d’un premier jour désastreux. Imaginez un peu le temps perdu et l’argent investi en vain dans le processus d’embauche si la nouvelle recrue quitte la barque avant même que vous ayez levé l’ancre.
L’accueil d’un nouvel employé dans le milieu de travail comporte deux volets fondamentaux.
D’une part, il y a tous les aspects techniques tels que la signature des formulaires d’usage, l’installation du bureau et de l’équipement, la remise des clés ou du laissez-passer de sécurité, la création des mots de passe pour les systèmes informatiques et la fourniture de tout autre outil ou équipement requis.
D’autre part, enfin, il y a tous les éléments « immatériels » dont l’objectif principal est d’aider le nouvel employé à s’habituer à son nouvel environnement et à bien faire le travail pour lequel il a été embauché.
Le mentorat, la formation, la présentation à l’équipe et la description de la culture d’entreprise sont autant d’aspects à ne pas négliger.

L’intégration coûte-t-elle cher ?

Combien l’entreprise aurait-elle dû dépenser pour intégrer Kay correctement? Voici, en gros, les investissements qui auraient été indiqués :
  • une séance d’orientation pour l’informer du processus d’inscription aux programmes, des règles de l’entreprise et de l’identité des principaux gestionnaires;
  • du temps pour lui permettre de remplir la paperasserie d’embauche;
  • une réunion avec son supérieur pour établir les attentes et répondre aux premières questions que Kay aurait pu avoir;
  • du temps avec un mentor spécialement désigné;
  • des séances de suivi avec son supérieur et son mentor, au besoin;
  • des dîners de groupe pour présenter l’employée à ses collègues;
  • un questionnaire après 30 jours et 3 mois dans l’entreprise, pour vérifier la satisfaction de la nouvelle employée;
  • tout programme de formation formel requis pour aider la nouvelle recrue à atteindre une vitesse de croisière.
Si l’on additionne les heures dont un nouvel employé a besoin pour remplir des formulaires, participer à des rencontres d’orientation, obtenir la formation de base et apprendre à utiliser l’équipement dont il aura besoin pour faire son travail, il faut compter environ trois ou quatre jours, auxquels s’additionnent les coûts réels des programmes de formation plus formels et la valeur associée au temps consacré par le supérieur et le mentor du nouvel employé.

Les avantages à mettre du budget dans l’onboarding

Les travaux effectués par le Conseil des ressources humaines en entreprise ont démontré que le fait d’accroître le sentiment d’appartenance d’un employé pouvait potentiellement améliorer son rendement de 20 pour cent tout en réduisant de 87 pour cent la probabilité qu’il ne quitte son emploi.
Comme le coût de remplacement d’employé peut atteindre 150 % de son salaire (en tenant compte de la perte de productivité, des frais de recrutement, du coût de la formation et des autres dépenses connexes), le bien-fondé et la rentabilité d’un programme d’intégration digne de ce nom sont évidents.
Faites le calcul. Songez à l’argent économisé et aux tracas évités si vous accueillez les nouveaux employés dans votre organisation d’une façon qui les incite à se sentir les bienvenus et qui les prépare à commencer à travailler du bon pied, et rapidement.
De cette manière, vous aurez toutes les chances de garder vos propres Kay engagées, productives et loyales à compter de leur toute première journée au sein de votre équipe.